Het doel van deze toolbox is om duidelijkheid te verschaffen over hoe je op een juiste manier de begeleidingsbrief invult en controleert op volledigheid.

Op ieder werk krijg je te maken met aan-, en/of afvoer van afvalstoffen. Bij elk transport van afvalstoffen, die van het project worden aan/of afgevoerd, dient een begeleidingsbrief (bewijsmiddel) aanwezig te zijn. Dit is een wettelijke verplichting. Dit geldt voor al het transport via de openbare weg.

• Grond/zand afkomstig uit een bouwkuip is een afvalstof. Een begeleidingsbrief is dan noodzakelijk.
• Alleen schoon primair zand (zand uit een zandwinning) kan in zijn algemeenheid niet als afvalstof aangemeld worden. Een begeleidingsbrief is dan niet noodzakelijk.

Wie afvalstoffen transporteert moet altijd een volledig en juist ingevulde begeleidingsbrief kunnen afgeven aan de verwerker. De ontvanger/verwerker mag alleen afvalstoffen in ontvangst nemen als de begeleidingsbrief volledig en juist is ingevuld.

Transport zonder een begeleidingsbrief of een onjuist of niet volledig ingevulde begeleidingsbrief is strafbaar.

Dit kan leiden tot een:

• Milieu,- en economisch delict;
• Fikse boete, en een
• Stillegging van het transport.

Als de afvalstof afwijkt van de afvalstof die in de begeleidingsbrief vermeld staat, is dit een ernstige overtreding (valsheid in geschrifte) en kan dit leiden tot een:

• Forse boete; en een
• Directe dagvaarding. De eis kan zijn: vrijheidsstraf minimaal 2 weken en/of een geldboete van minimaal € 3.800;

Hieronder een voorbeeld van de begeleidingsbrief.

Op de begeleidingsbrief zijn de verplicht in te vullen velden gearceerd. Er zijn ook velden op de begeleidingsbrief die gecontroleerd dienen te worden. Elk veld heeft een uniek nummer. De nummers verwijzen naar een instructie die je helpt de velden in te vullen.

Vak 1

Hier wordt ingevuld de partij die de afvalverwerking organiseert. Dat kan de (primaire) ontdoener, de ontvanger, de handelaar of de bemiddelaar zijn. Het hangt er vanaf wie het transport organiseert.

• Dura Vermeer is in de meeste gevallen de bemiddelaar. Kruis Dura Vermeer als bemiddelaar aan.
• Dura Vermeer is zelden de eigenaar (de ontdoener) van de afvalstof. Meestal is de opdrachtgever de eigenaar. 

1. De (primaire) ontdoener = de eigenaar van de afvalstof. Dit is in de meeste gevallen de opdrachtgever bijv. een gemeente, Rijkswaterstaat of een andere partij.
2. De ontvanger = de verwerker/innemer van de afvalstof (bijvoorbeeld een asfaltcentrale, ATM of Theo Pouw). Dit bedrijf zal de afvalstof ver- of bewerken;
3. De handelaar = het bedrijf die de afvalstof verhandelt;
4. De bemiddelaar= het bedrijf dat het transport organiseert.

Ook in vak 1 wordt het adres en het VIHB- nummer van de afzender ingevuld.

Link vaar VIHB om bedrijven te kunnen opzoeken met het daarbij behorende VIHB nummer, is te raadplegen via deze link.

Vak 2

• Als Dura Vermeer de bemiddelaar is dan dient in dit vak het factuuradres van Dura Vermeer ingevuld.

Vak 3a

• Ontdoener = de eigenaar van het afval. Let op: In de meeste gevallen is dit niet Dura Vermeer, maar is vaak de opdrachtgever.

Vak 3b

• Geef de herkomst van de locatie zo goed mogelijk aan (werkvak, hectometerpaal etc.) Alleen een projectnaam/-locatie is niet voldoende. Altijd de datum invullen.

Vak 4a

• Dit deel wordt alleen ingevuld als de oorspronkelijk transporteur door omstandigheden besluit het transport uit te besteden aan een andere vervoerder. Dit is dan de uitbesteed vervoerder.

Vak 4b

• Geef de locatie van bestemming zo goed mogelijk aan. Dit is dus de locatie van de verwerker/innemer. Altijd de datum invullen.

Vak 5

• In dit vak wordt de transporteur van de afvalstof ingevuld;
• Hierbij moet het VIHB-nummer van de transporteur worden ingevuld/gecontroleerd.;
• Link vaar VIHB om bedrijven te kunnen opzoeken met het daarbij behorende VIHB nummer, is te raadplegen via deze link

Vak 6

• Hier wordt het afvalstroomnummer ingevuld. Dit afvalstroomnummer is vooraf bij de verwerker/innemer opgevraagd;
• Per afvalstroom is een aparte begeleidingsbrief nodig;
• Controleer of de werkelijke afvalstof overeenkomt met het nummer/type dat op de brief is vermeld (verwijzing naar) rapport/certificaat vermelden;
• Noteer de Eural code en verw.meth. (verwerkingsmethode) (Voorbeelden staan achterop de begeleidingsbrief)
• De Eural code is een Europees vastgestelde code voor de afvalstof. De Eural codes zijn te vinden via https://www.euralcode.nl 

Vak 7

• In dit vak moeten de handtekeningen van de ontdoener, transporteur en ontvanger worden gezet;
• In veel gevallen tekent Dura Vermeer namens de ontdoener de begeleidingsbrief. Het is verplicht dat Dura Vermeer hiervoor schriftelijk is gemachtigd door de ontdoener.
• Wanneer niet alle handtekeningen gezet zijn is wettelijk niet aantoonbaar dat de afvalstof correct geleverd of afgevoerd is.

Afvalstoffenregistratie

Vanuit de wet is Dura Vermeer verplicht om de aan,- en afgevoerde afvastof te registreren en te documenteren. Hiervoor is het cruciaal dat de volledig ingevulde begeleidingbrieven worden aangeleverd door de transporteur en/of verwerker/innemer. De bedrijven waar Dura Vermeer een contract mee heeft zijn door de Algemene Inkoopvoorwaarden verplicht deze documenten aan te leveren voordat zij betaald krijgen.

Tegenwoordig is het in enkele gevallen ook mogelijk een transport uit te voeren met behulp van een digitale begeleidingsbrief.

• Ik voer tussendoor afvalstoffen af zonder begeleidingsbrief.
• Ik vind de begeleidingsbrief één grote rompslomp.